Работа любой компании связана с постоянным появлением документов. Какие-то из них нужно хранить долгие десятилетия, какие-то — всего несколько лет, а какие-то и вовсе не подлежат хранению. Так или иначе, бумаги могут содержать важные сведения, поэтому возникает логичный вопрос: что делать с ними, когда срок их хранения вышел?
Можно ли выбросить документы на помойку?
Нет! Это запрещено законом, так как листы могут попасть в чужие руки. А если в них содержится какая-либо персональная или важная для компании информация, последствия могут быть непредсказуемы.
Можно ли сдать бумаги в макулатуру?
И снова нет! Все по той же причине — целые листы, содержащие важную информацию могут оказаться у третьих лиц.
Что же делать?
По сути существует всего да похожих друг на друга варианта:
- тщательно измельчить бумаги самостоятельно и сдать полученную бумажную массу в переработку лично;
- заказать услугу по конфиденциальному уничтожению документов, которая представляет собой все то же измельчение и переработку.
Что такое профессиональное уничтожение документов?
Практически все компании, которые занимаются архивной деятельностью, предлагают и услугу конфиденциального уничтожения бумаг. Как правило, утилизация документов в СПб проводится следующим образом:
- компания подрядчик забирает у заказчика все выделенные к уничтожению дела;
- проводится взвешивание, так как услуга обычно оплачивается за килограммы;
- затем она проводит первичную обработку, удаляя из бумажной массы все небумажные элементы — скрепки, скобки от степлера, пластиковые файлы и папки, веревочки и резинки;
- бумага тщательно измельчается в промышленных шредерах за закрытыми дверями (возможно в присутствии представителя заказчика);
- сырье отправляется на целлюлозно-бумажные комбинаты для того, чтобы из него сделали новые бумажные изделия.
Должна ли процедура быть как-то оформлена?
Обязательно! Прежде всего, все документы, которые вы направляете на уничтожении, должны быть обозначены в Акте о выделении дел к уничтожению. Этот документ станет впоследствии подтверждением того, что внесенные в него дела не стоит искать в архиве, их больше не существует физически.
После того, как компания-подрядчик проведет процедуру утилизации, есть два варианта:
- либо она проставит отметки о проведенном уничтожении на вышеназванном Акте;
- либо она подготовит новый, дополнительный Акт — о конфиденциальном уничтожении документов.
Если вы решили разобраться с проблемой самостоятельно и сами измельчаете и отправляете на переработку файлы с истекшим сроком годности, важно тоже не забыть сопроводить этот процесс соответствующими актами.
