Реклама

Как правильно уничтожить важные документы?

Информационные материалы по данной статье для сайта ekspertizy.org предоставил администратор сайта – . Задать вопрос автору.

Работа любой компании связана с постоянным появлением документов. Какие-то из них нужно хранить долгие десятилетия, какие-то — всего несколько лет, а какие-то и вовсе не подлежат хранению. Так или иначе, бумаги могут содержать важные сведения, поэтому возникает логичный вопрос: что делать с ними, когда срок их хранения вышел?

Как правильно уничтожить важные документы?

Можно ли выбросить документы на помойку?

Нет! Это запрещено законом, так как листы могут попасть в чужие руки. А если в них содержится какая-либо персональная или важная для компании информация, последствия могут быть непредсказуемы.

Можно ли сдать бумаги в макулатуру?

И снова нет! Все по той же причине — целые листы, содержащие важную информацию могут оказаться у третьих лиц.

Что же делать?

По сути существует всего да похожих друг на друга варианта:

  • тщательно измельчить бумаги самостоятельно и сдать полученную бумажную массу в переработку лично;
  • заказать услугу по конфиденциальному уничтожению документов, которая представляет собой все то же измельчение и переработку.

Что такое профессиональное уничтожение документов?

Практически все компании, которые занимаются архивной деятельностью, предлагают и услугу конфиденциального уничтожения бумаг. Как правило, утилизация документов в СПб проводится следующим образом:

  • компания подрядчик забирает у заказчика все выделенные к уничтожению дела;
  • проводится взвешивание, так как услуга обычно оплачивается за килограммы;
  • затем она проводит первичную обработку, удаляя из бумажной массы все небумажные элементы — скрепки, скобки от степлера, пластиковые файлы и папки, веревочки и резинки;
  • бумага тщательно измельчается в промышленных шредерах за закрытыми дверями (возможно в присутствии представителя заказчика);
  • сырье отправляется на целлюлозно-бумажные комбинаты для того, чтобы из него сделали новые бумажные изделия.

Должна ли процедура быть как-то оформлена?

Обязательно! Прежде всего, все документы, которые вы направляете на уничтожении, должны быть обозначены в Акте о выделении дел к уничтожению. Этот документ станет впоследствии подтверждением того, что внесенные в него дела не стоит искать в архиве, их больше не существует физически.

После того, как компания-подрядчик проведет процедуру утилизации, есть два варианта:

  • либо она проставит отметки о проведенном уничтожении на вышеназванном Акте;
  • либо она подготовит новый, дополнительный Акт — о конфиденциальном уничтожении документов.

Если вы решили разобраться с проблемой самостоятельно и сами измельчаете и отправляете на переработку файлы с истекшим сроком годности, важно тоже не забыть сопроводить этот процесс соответствующими актами.

Как правильно уничтожить важные документы?
Проблемы с работой сайта? Пиши!

Читайте также

Подписаться
Уведомление о
guest
0 Комментариев
Встроенные отзывы
Посмотреть все комментарии
0
А что Вы думаете об этом?x
()
x