Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов – это заключение специалистов, которые провели их исследование с учетом установленных критериев ценности. Проводится для определения сроков их хранения, а также для составления перечня дел, которые включаются в Архивный фонд РФ.

Зачем нужна экспертиза ценности документов?

Когда срок хранения заканчивается, проводится их оценка. Кроме того, ответственные лица принимают необходимые меры по подготовке документов к их хранению и использованию.

Под этими мерами понимается:

1. Экспертиза ценности документов проводится с целью установить, какие из них можно использовать в последующем для практических и научных целей;
2. Формирование и оформление дел, которые подлежат сдаче в архив;
3. Опись дел для разных сроков хранения – как временного, так и постоянного;
4. Направление их в архив;
5. Утилизация документов, срок хранения которых истек. Допускается, если они не представляют научной или практической ценности.

Для передачи в архив предназначены документы не только постоянного, но и временного хранения. В последнем случае речь идет о справках, отчетах и т.п., которые положено сохранять свыше 10 лет. Они передаются в архив не раньше, чем через год и не позднее, чем через три года с момента их хранения в структурных учреждениях, подразделениях.

Остальные документы, а речь идет о временном хранении не более 10 лет, уничтожаются в соответствии с требованиями законодательства. Чтобы установить, какие документы направляются в архив, а которые требуется отдать на утилизацию, проводится экспертиза. До этой процедуры уничтожение документов запрещено.

Для пользователей сайта Ekspertizy.org нами был собран (и постоянно пополняется) перечень организаций, которые проводят экспертизу ценности документов:

Кем и где проводится экспертиза ценности документов?

Ценность документов устанавливается на предприятии, учреждении, а также в обособленном структурном подразделении, в котором самостоятельное делопроизводство:

1. Деловодами – при проверке и формировании дел, а также при подготовке для отправки в архив;
2. В архиве – перед отправкой документов и дел на постоянное хранение;
3. При сформировании систематизированного перечня наименований дел;
4. В ходе формирования материалов в дела.

Для этого создается комиссия, члены которой назначаются приказом по предприятию, организации. Действует на постоянной основе. В нее включаются лица:

1. Имеющие соответствующую квалификацию и опыт;
2. Являющиеся сотрудниками основных структурных подразделений;
3. Разбирающиеся в документах, понимающие их важность и значимость, способные дать объективную оценку.

В состав комиссии обязательно включается руководитель подразделения делопроизводства и архива. По должностным обязанностям он отвечает за архив подразделения, предприятия.

Возглавляет комиссию председатель. Им назначается заместитель руководителя (гендиректора, директора) предприятия, который по должностным обязанностям отвечает за делопроизводство и архив. А их заведующий назначается секретарем. В таком виде экспертная комиссия по экспертизе ценности документов и реализует положенные на нее функции и задачи.

Функции комиссии

Комиссия выполняет задачи экспертизы ценности документов, которые указаны выше. Ее функции:

1. Каждый год осуществлять организацию проверки и отбора материалов, которые направляются как на постоянное хранение, так и на уничтожение;
2. Осуществление непосредственного отбора и подготовки для передачи на хранение;
3. При выявлении документов, сроки хранения которых нужно изменить, подготовить и направить предложения на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию;
4. Принятие участия в разработке нормативны и других актов, которые касаются работы с документами предприятия.

По итогам деятельности комиссии составляется протокол. Документы, не подлежащие хранению, направляются на уничтожение. Оформляется актом. Осуществляется предприятием самостоятельно или привлекаются специализированные компании.

Как оцениваются документы?

Члены комиссии в первую очередь выделяют те дела и бумаги, у которых временное хранение и в них не подшиваются документы постоянного или долговременного хранения. Несмотря на это, чтобы не допустить случайное уничтожение, проверяется каждая страница, каждый лист.

Для справки! В один акт не могут включаться общедоступные и секретные материалы. На них готовятся отдельные акты.

Может оказаться, что в деле одновременно находятся документы постоянного и временного хранения, срок которых вышел. Дело расшивается для сортировки по одинаковым группам. На их основе формируются самостоятельные дела, но только после проведения экспертизы.

Критерии экспертизы ценности документов предусматривают, что среди дел постоянного хранения могут выявляться дубликаты, копии. В таком случае выявляются оригиналы, принимаются меры к их сохранению, а остальные уничтожаются.

Другая ситуация – несколько копий и дубликатов найдено, а оригинал отсутствует. Тогда оставляют одну копию, которая сохранилась лучше или имеет более полное содержание. Остальные уничтожаются. Подлежат уничтожению и такие документы, содержание которых по большей части уничтожено. Прочитать их или восстановить невозможно. Если восстановление допускается, они сохраняются, реставрируются.